Comptabilité agricole sur Excel : le modèle gratuit, ce qu'il faut saisir et ses limites

Ce qu'il faut noter, et à quel rythme

En Micro-BA, les obligations comptables sont allégées : il s'agit surtout de tenir un journal où l'on note les recettes au fil de l'eau, factures à l'appui. Au réel, il faut suivre aussi les dépenses. Dans tous les cas, une ligne par opération, saisie régulièrement, vous évite de tout reconstituer au moment du bilan. Pour le détail de votre régime, voir notre article sur le Micro-BA et le réel.

Pour chaque ligne, notez :

• La date de l'opération, qui correspond à l'encaissement ou au paiement.
• Le type : recette ou dépense.
• La catégorie, toujours choisie dans la même liste, pour que les totaux soient comparables d'un mois à l'autre.
• Le libellé et le tiers : ce que c'est, et le client ou le fournisseur.
• Le montant hors taxes et le taux de TVA, dont on tire la TVA et le TTC.
• Le mode de paiement, qui aide à rapprocher le journal de votre relevé de banque.

Les catégories d'une exploitation agricole

Une liste courte et stable vaut mieux qu'une liste détaillée que l'on n'utilise pas. Voici celles que reprend le modèle gratuit, et que FermeGestion utilise aussi dans son journal :

Le modèle Excel gratuit

Le classeur à télécharger, sans inscription, contient :

• Un journal de 500 lignes avec listes déroulantes pour le type et la catégorie. La TVA et le TTC se calculent à partir du montant hors taxes et du taux.
• Une synthèse mensuelle : recettes, dépenses, résultat, TVA sur recettes, TVA sur dépenses et solde, pour l'année que vous choisissez.
• Un total par catégorie, avec la part de chacune dans les recettes ou les dépenses.
• Une feuille d'explications avec un exemple de ligne et la liste des catégories.

Quand Excel ne suffit plus

Un tableur convient pour suivre quelques dizaines d'opérations par mois. Les difficultés apparaissent dans quatre situations :

• Vos factures et votre journal vivent séparément. Une facture payée doit être recopiée en recette. Un oubli, et les deux ne correspondent plus.
• La TVA se calcule à la main. Au régime simplifié agricole, un taux mal saisi fausse tout le solde.
• Votre comptable attend un export. Il reçoit un fichier à un instant donné, qui est déjà dépassé à la ligne suivante.
• Les factures électroniques arrivent. Elles doivent être émises dans un format structuré à partir du 1er septembre 2027 pour la plupart des exploitations : voir notre article sur la facture électronique.

Passer d'Excel à un logiciel sans tout ressaisir

FermeGestion relie les factures au journal : quand vous enregistrez le paiement d'une facture, la recette peut être reportée dans le journal. Il calcule la TVA agricole pour le régime simplifié, produit le bilan et les indicateurs, et donne un accès en lecture seule à votre comptable.

Si vous avez déjà un journal sur Excel, vous pouvez l'importer en fichier Excel ou CSV plutôt que de tout ressaisir : l'import reconnaît les colonnes courantes (date, libellé, catégorie, type, montants).

Sources